Kantineordning er et populær gode alle blandt kollegaerne i huset, men fører desværre også til en masse bøvl for dig, som frokostansvarlig.
Du kan dog gøre dit liv meget lettere ved, at opsætte et system for bookingtidspunkter, antal pladser og ugens menu – alle emner, som vi gennemgår i dette blogindlæg.
Vigtige tidspunkter i din kantineordning
I den daglige administration af frokosten er der to tidspunkter du skal være opmærksom på; bestillingstidspunktet og cut-off tidspunktet.
Bestillingstidspunktet er frokostleverandørens deadline for, hvornår de skal have dagens antal spisende at vide – typisk kl. 12.00 dagen før. Ud fra bestillingstidspunktet, kan du så regne baglæns og finde frem til cut-off tidspunktet, hvor dine kollegaer/medlemmer ikke længere kan booke frokost for dagen efter.
I praksis anbefaler vi, at du sætter cut-off tidspunktet til et par timer før, f.eks. kl. 10.00 – så du ikke sidder med sidste øjebliks bookinger 5 minutter i deadline. Du kan sikkert ringe til din leverandør, hvis du passerer deadline – men det er ikke sjovt for nogen parter i længden.
I PlanEat kan du selv indstille dit cut-off tidspunkt, hvorefter systemet ikke tillader flere bookinger. Når dine spisende har tilmeldt sig i systemet, går du blot ind og ser antallet, som du sender videre til frokostleverandøreren.
Læs også blogindlægget om valg af frokostleverandør
Antal pladser
En ting er, at tage imod bookinger, men hvordan får du frokosten til, at fungere i praksis?
Det værste i en kantineordning er, når der ikke er mad nok, skarpt efterfulgt af, at stå i kø til buffeten. Faktum er, at vi i Danmark har 30 minutter til frokosten, hvor vi både skal have en pause fra arbejdet, blive mætte og hygge med kollegaerne.
PlanEat løser dette med vores “seatings” funktion, der gør det muligt, at oprette flere frokoster på samme dag, med forskelligt antal pladser.
I praksis betyder det, at selvom I har en lille kantine med 30 pladser, kan I f.eks. have 60 spisende i kantineordningen – f.eks. 30 pladser kl. 12.00 og 30 pladser kl. 12.30. Dermed undgår I kødannelse, sikrer et bedre “kantine-flow” og giver lidt variation i dagligdagen.
Ugens menu
Spørgsmålet er det samme i børnefamilier og kantineordninger; hvad skal vi have, at spise?
En stor del af den løbende køkken-til-spisende kommunikation drejer sig om ugens menu, som du modtager fra frokostleverandøren, og skal videreformidle.
Det gør du ofte ved, at fortælle om menuen på jeres intranet, Facebook gruppe, opslagstavle eller lignende. Et praktisk tip herfra er, at få det gjort senest torsdag ugen før, da bookingerne til mandagens frokost skal modtages senest fredag formiddag.
I PlanEat kan du udfylde alt information om ugens menu, med både billede, beskrivelse og pris – samt eventuelle allergener. Og så kan du genbruge dagens ret, hvis den har været på menuen før.